Inleiding

De entiteit die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In het kader van dit reglement is de verwerkingsverantwoordelijke het bevoegd gezag, te weten de Stichting Overvecht Zuid voor het katholiek onderwijs (SOZKO: het bevoegd gezag), vertegenwoordigd door het Bestuur, de verwerkingsverantwoordelijke.

1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van alle betrokkenen bij de organisatie, waaronder leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers, medewerkers, bezoekers en externe relaties (bijv. leveranciers en opdrachtnemers).

2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door SOZKO worden verwerkt. Het reglement heeft tot doel:

a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;

b. vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsgegevens binnen SOZKO worden verwerkt;

c. ook overigens te borgen dat persoonsgegevens binnen SOZKO rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt;

d. de rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door SOZKO worden gerespecteerd.

1. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaatst voor:

a. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, dan wel het geven van studieadviezen;

b. het verstrekken en/of ter beschikking stellen van leermiddelen;

c. het bewaken van de veiligheid binnen de scholen en het beschermen van eigendommen van medewerkers, leerlingen en bezoekers;

d. het bekend maken van informatie over de organisatie en leermiddelen als bedoeld, onder a en b, alsmede van informatie over de leerlingen op de eigen website van SOZKO of de betrokken scholen;

e. het bekend maken van de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld op de website van SOZKO of van de scholen, in brochures of de schoolgids of via social media;

f. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;

g. het aanvragen van bekostiging, het behandelen van geschillen daarover en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

h. het onderhouden van contacten met oud-leerlingen;

i. het aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers;

j. de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;

k. juridische procedures waarbij SOZKO betrokken is.

2. De verwerking van persoonsgegevens mag ook plaatsvinden voor doelen die verenigbaar zijn met de doelen zoals beschreven in lid 1.

Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

a.    De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan SOZKO is opgedragen.

Het gaat hier bijvoorbeeld om het vaststellen van eindexamencijfers, verzuim en verwijdering.

b.    De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op SOZKO rust.

Het gaat hier specifiek om de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Wet op het primair. Daarnaast kunnen wij medische gegevens verwerken in het kader van onze zorgplicht. Deze persoonsgegevens mag de school uitwisselen met het samenwerkingsverband. De wettelijke grondslag is hiervoor bepaald in artikel 30 lid 2 sub a van de Uitvoeringswet AVG en artikel 18a van de Wet op het primair onderwijs.

c.    De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst) of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Het gaat hier tevens om de uitvoering van de onderwijsovereenkomst en voor medewerkers de arbeidsovereenkomst.

d.    De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SOZKO of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen, met name wanneer de betrokkene een kind is; in het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden.

Het gaat hierbij bijvoorbeeld aan het verweken van persoonsgegevens in verband met de beveiliging van eigendommen en een veilige schoolomgeving.

e.    De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang).

f.     De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeld- en / of geluidsmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.

9. Bewaartermijnen

10. Toegang

Binnen de organisatie van SOZKO geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is (‘need to know’). De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de in de administratie en systemen van de school opgenomen persoonsgegevens aan:

a. de verwerker die van SOZKO de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken;

b. derden voor zover uit de wet voortvloeit dat SOZKO verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze verwerking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.

Binnen SOZKO wordt gewerkt met een procedure voor logische toegang en is een autorisatiematrix opgesteld. De toegang tot persoonsgegevens voor systemen (zoals ParnasSys) zijnde de leerling administratiesystemen, zijn persoonsgebonden. Op deze systemen is een extra beveiliging ingesteld via een zogenaamde ‘two factor authenticatie’ (‘2FA’). Dit betekent dat een medewerker, na het invoeren van een inlognaam en wachtwoord ook een 2^e factor
(sms of authenticator App, of een code gegenereerd via een token) moet invoeren om toegang te krijgen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de taken. Zorg- of medische gegevens zijn alleen toegankelijk voor de zorgmedewerkers (Interne begeleiders). De toegang tot het systeem voor kantoorautomatisering (Microsoft) is tevens beschermd met een 2FA toegang.

11. Beveiliging en

     geheimhouding

1. SOZKO neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet noodzakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

2. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

3. Eenieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens binnen SOZKO is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens, en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak.

a.    Een betrokkene heeft recht op inzage van de door SOZKO
verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben, behalve voor zover het gaat om werkdocumenten, interne notities en andere documenten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Indien en voor zover dit recht op inzage ook de rechten en vrijheden van anderen raakt, bijvoorbeeld als in de documenten ook persoonsgegevens van anderen dan de betrokkene zijn vermeld, kan
SOZKO het recht op inzage beperken.

Bij het verstrekken van de betreffende gegevens verschaft
SOZKO voorts informatie over:

–          de verwerkingsdoeleinden;

–          de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;

–          de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;

–          (indien van toepassing) ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

–          (indien mogelijk) hoe lang de gegevens worden bewaard;

–          dat de betrokkene het recht heeft om te verzoeken dat de persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede dat hij het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;

–          het feit dat de betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens danwel een geschil voorleggen aan de rechter.

–          de bron van de persoonsgegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;

–          het eventueel toepassen van geautomatiseerde besluitvorming en de betreffende onderliggende logica en het belang en de gevolgen voor de betrokkene;

–          de passende waarborgen indien de persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie.

Bezwaar

Beperken verwerking

Kennisgevingsplicht

c.    Indien SOZKO persoonsgegevens verwerkt op de grondslag van artikel 7 onder a of artikel 7 onder d van dit reglement, kan het betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. In dat geval staakt SOZKO de verwerking van de betreffende persoonsgegevens gedurende de behandeling van het bezwaar en afhankelijk van de uitkomst van de beslissing op het bezwaar. Staking van de verwerking zal niet plaatsvinden als naar het oordeel van SOZKO het belang van SOZKO, het belang van derden of het algemeen belang in het betreffende concrete geval zwaarder weegt.

d.    De betrokkene kan voorts verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken, namelijk indien hij een verzoek tot verbetering heeft gedaan, indien hij bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de verwerking of als de gegevensverwerking onrechtmatig is. SOZKO staakt dan de verwerking, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking, SOZKO de gegevens nodig heeft voor een rechtszaak of de verwerking nodig is ter bescherming van de rechten van een andere persoon of vanwege gewichtige redenen.

e.    Als SOZKO op verzoek van een betrokkene een verbetering of verwijdering van persoonsgegevens heeft uitgevoerd, of de verwerking van persoonsgegevens heeft beperkt, zal SOZKO eventuele ontvangers van de betreffende persoonsgegevens daarover informeren.

2. SOZKO handelt een verzoek van een betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, af. Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Als deze verlenging plaatsvindt, wordt de betrokkene daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek geïnformeerd. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt.

Wanneer SOZKO geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt SOZKO onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst mede waarom het verzoek niet wordt ingewilligd en informeert zij de betrokkene over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter in te stellen.

Voor alle verzoeken rondom het uitoefenen van bovengenoemde rechten kunt u zich wenden tot de directeur van de school. Dit kan via het mailadres van de school. Het verzoek wordt in behandeling genomen door de directeur in samenwerking met de Privacy Officer van SOZKO. Indien nodig wordt de FG geraadpleegd. Het verzoek wordt uiteindelijk namens de verwerkingsverantwoordelijke afgehandeld.

15. Transparantie

SOZKO informeert de betrokkene(n) actief over de verwerking van hun persoonsgegevens, in ieder geval door middel van een laagdrempelige privacyverklaring. Deze privacyverklaring is te vinden op www.wijzijnsozko.nl en de websites van de scholen die bij SOZKO zijn aangesloten. In de privacyverklaring wordt in ieder geval, op eenvoudige wijze, de volgende informatie vermeld:

a) de contactgegevens van SOZKO;

b) de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van SOZKO;

c) de doeleinden van de gegevensverwerking en de grondslagen voor de verwerking;

d) een omschrijving van de belangen van SOZKO indien de verwerking wordt gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van SOZKO;

e) de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens, zoals verwerkers of derden;

f) in voorkomend geval: of de persoonsgegevens worden verzonden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER);

g) hoe lang de persoonsgegevens zullen worden bewaard;

h) dat de betrokkene het recht heeft om SOZKO te verzoeken om
inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens, en dat hij het recht heeft om te verzoeken om beperking van de verwerking, om bezwaar te maken of om een beroep te doen op het recht van gegevensoverdraagbaarheid;

i) dat de betrokkene het recht heeft om zijn toestemming in te trekken, als de gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming;

j) dat de betrokkene het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens danwel een geschil voorleggen aan de rechter;
k) of de verstrekking van de persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, dan wel een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten, en of de betrokkene verplicht is om de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn indien hij de persoonsgegevens niet verstrekt;

l) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, vergezeld van nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

16. Meldplicht Beveiligings-incidenten/ data-
lekken

17. Rollen en      verantwoordelijk-   

heden

Het zorgvuldig omgaan met Persoonsgegevens is ieders verantwoordelijkheid. Er wordt van medewerkers, leerlingen maar ook van hun wettelijk vertegenwoordiger(s) verwacht dat ze zich integer gedragen. Niet acceptabel is dat door al dan niet opzettelijk gedrag onveilige situaties ontstaan die leiden tot schade en/of imagoverlies van SOZKO of van individuen.

De directeuren zijn verantwoordelijkheid voor het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens op hun scholen. Dit omvat ook de keuze van maatregelen en de uitvoering en handhaving ervan. Onder deze verantwoordelijkheid valt ook de taak om het beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens te communiceren met alle bij de school betrokken partijen. Om de verwerkingen van persoonsgegevens gestructureerd en gecoördineerd op te pakken worden binnen SOZKO specifieke rollen onderkend. De feitelijke verwerking van persoonsgegevens wordt echter op allerlei plaatsen in de organisatie uitgevoerd.

Bestuurder

De bestuurder van SOZKO is, in de zin van de AVG, eindverantwoordelijk voor de rechtmatige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens binnen de gehele organisatie.

Functionaris gegevensbescherming

SOZKO maakt gebruik van een toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens. Deze toezichthouder wordt functionaris voor de gegevensbescherming (FG) genoemd. De FG houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG. De wettelijke taken en bevoegdheden van de FG geven deze functionaris een onafhankelijke positie bij SOZKO. De wet stelt een aantal eisen aan FG’s. Zo moet een FG voldoende kennis hebben van de organisatie en de privacywetgeving. Ook moet de FG betrouwbaar zijn, wat zich onder meer uit in een geheimhoudingsplicht. Een FG heeft geen formele sanctiebevoegdheden. Maar de organisatie is wel wettelijk verplicht om de FG controlebevoegdheden te geven.

Zo moet een FG bevoegd zijn om ruimtes te betreden, zaken te onderzoeken en inlichtingen en inzage te vragen. De FG moet in onafhankelijkheid zijn werkzaamheden kunnen verrichten.

Privacy Officer

Een privacy officer is iemand die binnen een organisatie verantwoordelijk is voor het naleven van de privacywetgeving, zoals de AVG. Een privacy officer beschermt de persoonsgegevens van medewerkers en leerlingen en zorgt ervoor dat deze gegevens vertrouwelijk, integer en beschikbaar blijven. Een privacy officer geeft ook advies en informatie aan medewerkers die met persoonsgegevens werken, controleert of de organisatie voldoet aan de privacyregels en treedt op als aanspreekpunt voor de toezichthoudende autoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens).

Systeemeigenaar

De systeemeigenaar is er verantwoordelijk voor dat de applicaties en bijbehorende ICT-faciliteiten een goede ondersteuning bieden aan het onderwijsproces. Dit betekent dat de systeemeigenaar ervoor zorgt dat zowel nu, als in de toekomst de applicaties blijven beantwoorden aan de eisen en wensen van de gebruikers en aan wet- en regelgeving.

Leidinggevende/schooldirecteur

Het creëren van bewustwording en de naleving van het beleid is onderdeel van de integrale bedrijfsvoering. Iedere leidinggevende heeft de taak om:

• er voor te zorgen dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van het beleid;

• toe te zien op de naleving van het beleid door zijn medewerkers;

• periodiek het onderwerp privacy onder de aandacht te brengen.

Medewerker

De medewerker heeft een belangrijke rol op het gebied van privacy. Hij of zij moet zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van leerlingen, collega’s en andere betrokkenen. Een medewerker moet zich bewust zijn van de privacyrechten- en plichten die gelden voor zijn of haar functie. Een deze volgen of naleven. Ook is de medewerker alert op mogelijke privacyrisico’s en meldt deze zo snel mogelijk bij de juiste personen.

18. Bewustwording

controle en naleving

1. Wanneer een betrokkene van mening is dat het doen of laten van
SOZKO niet in overeenstemming is met de AVG, dit reglement of (andere) toepasselijke wet- of regelgeving, dan kan een klacht worden ingediend overeenkomstig de binnen SOZKO geldende klachtenregeling.

Een betrokkene kan zich eveneens wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming van SOZKO.

2. Als een klacht naar de mening van betrokkene door SOZKO niet correct is afgewikkeld, kan hij zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Dit reglement is na instemming van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) vastgesteld door het Bestuur van SOZKO. Het reglement wordt gepubliceerd op de website van SOZKO en van de scholen. Het reglement wordt verder actief onder de aandacht gebracht, bijvoorbeeld door middel van verwijzing in de schoolgids.

2. Het Bestuur kan dit reglement wijzigen na instemming van de GMR.

1a: naam, voornaam, e-mail;

1b: geboortedatum, geslacht;

1c: overige gegevens te weten:

adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;

gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde resultaten te weten:

·       Resultaten

·       Begeleiding leerling (inclusief ontwikkelperspectief OPP)

·       Aanwezigheidsregistratie

·       Klas, leerjaar, opleiding

foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming.

Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier).